Hinweisgeberschutzgesetz – Was Unternehmen jetzt wissen müssen. Hinweisgeberschutzgesetz kommt trotz Blockade im Bundesrat. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist nach der Ablehnung durch den Bundesrat im März 2023 in den Vermittlungsausschuss gegangen. Der Ausschuss wird voraussichtlich im Mai zusammentreten, um einen Kompromiss zwischen Bundestag und Bundesrat auszuhandeln.
Hinweisgeberschutzgesetz – Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Wird der Kompromiss von beiden Kammern angenommen, kann das Gesetz in Kraft treten. Drei Monate später müssen dann alle Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Der Stichtag 17.12.2023 für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden bleibt dann trotz der Verzögerung im Gesetzgebungsprozess bestehen. Am Kern des Gesetzes wird sich aber auch durch die Verzögerung im parlamentarischen Prozess, voraussichtlich nichts ändern.
Hinweisgeberschutzgesetz – Worum geht es?
Das neue HinSchG bringt einen weitreichenden arbeitsrechtlichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, die Fehlverhalten, Rechtsverstöße oder Straftaten melden wollen. Dabei sichert das Gesetz den Hinweisgebern Vertraulichkeit und weitergehende Rechte zu. Damit soll Rechtssicherheit sowohl für diejenigen, die etwas zu sagen haben, als auch für die Unternehmen geschaffen werden. Entscheidend für Unternehmen dürfte jedoch die Pflicht zur Einrichtung eines so genannten internen Meldekanals sein. Dieser stellt letztlich einen oder mehrere Kommunikationswege dar, die Hinweisgeber aus dem Kreis der Beschäftigten des jeweiligen Unternehmens nutzen können. Hinweise können schriftlich und/oder mündlich erfolgen. Sofern das Gesetz in seiner letzten Entwurfsfassung Gesetzeskraft erlangt, können diese Hinweise ab 2024 auch in anonymer Form erfolgen. Damit geht das deutsche Gesetz über das hinaus, was die EU-Richtlinie vorsieht.
Wer muss was tun? – Meldestellen einrichten oder Dritte mit dieser Funktion betrauen
Wer den genannten Meldekanal betreibt, überlässt der Gesetzgeber den Unternehmen selbst. So können diese selbst weisungsfrei arbeitende und idealerweise mit mehreren Mitarbeitenden besetzte Meldestellen einrichten oder externe Dritte mit dieser Funktion betrauen.
Meldestelle – Hinweisgeber muss wissen, wer auf der anderen Seite mitliest
Theoretisch kann man sich ganz klassisch einen Briefkasten und eine Telefonnummer vorstellen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Leider stößt dieser pragmatische Ansatz an Grenzen: Der Briefkasten muss für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich und der Name des Sachbearbeiters erkennbar sein. Dasselbe gilt für die Hotline. Auch eine E-Mail-Adresse ist denkbar, aber ebenfalls schwer konform abzubilden, da der Hinweisgeber nicht wissen kann, wer auf der anderen Seite mitliest. Dies muss aber nach dem Gesetz von vornherein deutlich gemacht werden. Darüber hinaus müssten Briefentnahmen aus dem Postfach sowie Anrufe protokolliert und diese Protokolle jahrelang aufbewahrt werden.
An einer einer technischen Lösung führt kaum ein Weg vorbei
Nahezu alle Unternehmen werden daher auf einen digitalen Weg setzen, um den Meldekanal einzurichten. Da ab 2024 auch anonyme Meldungen möglich sein müssen und die Meldenden – auch im Falle der Anonymität – innerhalb bestimmter Fristen über den Eingang und ggf. daraufhin getroffene Maßnahmen informiert werden müssen, führt an einer technologischen Lösung kaum ein Weg vorbei.
Fallstricke beachten: Arbeitnehmervertretung, Schulung, Datenschutz
Neben diesen technischen Hürden sind auch Fragen der möglichen Einbindung der Arbeitnehmervertretung, der Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei interner Umsetzung, datenschutzrechtliche Erwägungen (DSGVO-Konformität, Datenschutz-Folgenabschätzung, Betroffenenrechte) sowie die Einbindung der Geschäftsführung und ggf. externer Rechtsberatung zu klären.
Die Umsetzung der im HinSchG vorgesehenen Maßnahmen erfordert daher einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem gute Softwarelösungen “by design” viel Arbeit abnehmen und die Einbindung von Compliance-Dienstleistern eine übermäßige Aufblähung der Vorbereitungen verhindern kann.
Hinweisgeberschutzgesetz – Was Unternehmen jetzt wissen müssen: Der Autor
Der Autor Martin Meng ist Mitgründer und Geschäftsführer der konfidal GmbH, einem Hersteller von Whistleblower-Software und Anbieter von Komplettlösungen rund um das HinSchG.
[Text: Martin Meng/parfuemerienachrichten/Bild: konfidal GmbH]
